Como contratar o primeiro funcionário: guia para pequenas empresas
Contratar o primeiro funcionário é um marco importante para qualquer empresa. Porém, esse passo exige conhecimento das regras trabalhistas brasileiras, que são detalhadas e rigorosas. Neste guia, explicamos todo o processo de contratação CLT, desde os documentos necessários até os custos reais para o empregador.
Quando é hora de contratar
Antes de contratar, avalie se a empresa realmente precisa de um empregado fixo:
- O volume de trabalho é constante e previsível?
- A atividade exige presença física ou horário definido?
- O custo do funcionário cabe no faturamento atual?
- Você já esgotou alternativas como automação ou terceirização pontual?
Se a resposta for sim para a maioria dessas perguntas, é hora de formalizar a contratação.
Passo a passo da contratação CLT
1. Defina o cargo e o salário
Pesquise o piso salarial da categoria no sindicato competente. Muitas categorias possuem convenção coletiva que define salário mínimo, benefícios obrigatórios e jornada.
2. Solicite os documentos do empregado
Documentos necessários para o registro:
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) — hoje digital (app gov.br)
- CPF e RG
- Título de eleitor
- Certificado de reservista (homens)
- Comprovante de residência
- Certidão de nascimento ou casamento
- Certidão de nascimento dos filhos (para salário-família)
- Foto 3x4
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) — emitido pelo médico do trabalho
3. Faça o registro no eSocial
Desde a implementação do eSocial, o registro do empregado é feito digitalmente:
- Evento S-2190 — Registro preliminar (opcional, até 30 dias antes da admissão)
- Evento S-2200 — Admissão do trabalhador (obrigatório até o dia anterior ao início do trabalho)
A anotação na CTPS digital é automática após o envio do evento no eSocial.
4. Elabore o contrato de trabalho
O contrato deve especificar:
- Função e descrição das atividades
- Jornada de trabalho (geralmente 44 horas semanais)
- Salário e forma de pagamento
- Data de início
- Período de experiência (até 90 dias)
- Benefícios oferecidos
5. Realize o exame admissional
O ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) é obrigatório antes do início das atividades. Deve ser emitido por médico do trabalho vinculado ao PCMSO da empresa.
Custos reais de um funcionário CLT
O custo de um empregado CLT vai muito além do salário. Veja a composição completa:
| Item | Percentual sobre o salário | Base |
|---|---|---|
| INSS patronal | 20% | Sobre a remuneração |
| FGTS | 8% | Sobre a remuneração |
| 13º salário | 8,33% | Provisionamento mensal |
| Férias + 1/3 | 11,11% | Provisionamento mensal |
| SAT/RAT | 1% a 3% | Sobre a remuneração (conforme risco da atividade) |
| Sistema S (SESI, SENAI, etc.) | 3,3% a 5,8% | Sobre a remuneração |
| Vale-transporte | Até 6% do salário (desconto do empregado) | Diferença paga pelo empregador |
| Provisão para rescisão | ~4% | Estimativa para multa de 40% do FGTS |
Exemplo prático
Para um salário de R$ 2.000,00:
| Item | Valor mensal |
|---|---|
| Salário bruto | R$ 2.000,00 |
| INSS patronal (20%) | R$ 400,00 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 |
| 13º provisionado (8,33%) | R$ 166,60 |
| Férias + 1/3 provisionadas (11,11%) | R$ 222,20 |
| SAT/RAT (2%) | R$ 40,00 |
| Sistema S (~4%) | R$ 80,00 |
| Custo total estimado | R$ 3.068,80 |
O custo total de um funcionário CLT é aproximadamente 50% a 70% acima do salário bruto.
Simples Nacional: encargos reduzidos
Empresas do Simples Nacional nos Anexos I a III têm o INSS patronal (20%) incluído no DAS, o que reduz significativamente os encargos. Nesse caso, o custo adicional sobre o salário fica em torno de 30% a 40%.
Obrigações mensais com funcionário
Após a contratação, a empresa assume obrigações recorrentes:
- Folha de pagamento — cálculo de salário, descontos (INSS, IRRF, vale-transporte) e pagamento até o 5º dia útil
- FGTS — recolhimento mensal via guia GFIP ou DCTFWeb
- eSocial — envio dos eventos periódicos (remuneração, pagamento)
- CAGED — integrado ao eSocial (comunicação de admissões e demissões)
- Segurança do trabalho — PPRA/PGR e PCMSO atualizados
MEI pode contratar funcionário?
Sim, o MEI pode contratar um único funcionário que receba até um salário mínimo ou o piso da categoria. O MEI deve:
- Registrar o empregado no eSocial (módulo simplificado)
- Recolher INSS patronal de 3% sobre o salário
- Recolher FGTS de 8%
- Emitir a guia DAE mensalmente
Dicas para a primeira contratação
- Consulte o sindicato da categoria — conheça o piso salarial e os benefícios obrigatórios
- Faça o registro antes do início do trabalho — admissão sem registro gera multa pesada
- Mantenha o período de experiência — até 90 dias para avaliar o desempenho
- Organize a documentação — guarde todos os documentos por pelo menos 5 anos
- Invista em segurança do trabalho — mesmo para atividades de escritório, o PGR e o PCMSO são obrigatórios
Na SedeFiscal, empresas que utilizam endereço fiscal em Porto Alegre podem registrar seus funcionários normalmente no eSocial, utilizando o endereço do escritório virtual como estabelecimento. O endereço fiscal é aceito para todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias.
A primeira contratação exige planejamento financeiro e conhecimento das regras trabalhistas. Conte com o apoio do seu contador e prepare-se para assumir as responsabilidades que acompanham o crescimento da equipe.
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