Uma das funcionalidades mais importantes de um escritório virtual é a gestão de correspondências. Quando sua empresa tem um endereço fiscal ou comercial em um escritório virtual, toda correspondência enviada para aquele endereço precisa ser recebida, tratada e disponibilizada para você. Entender como esse processo funciona é essencial para não perder documentos importantes.

O fluxo completo da correspondência

Na SedeFiscal, a gestão de correspondências segue um processo estruturado em 4 etapas:

1. Recebimento

Nossa equipe recebe toda correspondência que chega ao seu endereço durante o horário comercial. Isso inclui cartas, envelopes, notificações oficiais e documentos de órgãos governamentais.

2. Identificação

Cada correspondência é identificada e catalogada no sistema, registrando remetente, data de recebimento e tipo de documento.

3. Digitalização

O documento é digitalizado em alta resolução e disponibilizado na sua área de cliente. Você pode configurar duas opções:

• Digitalização automática: Toda correspondência é escaneada automaticamente assim que recebida
• Autorização prévia: Você recebe uma notificação e autoriza a digitalização caso a caso

4. Armazenamento

As correspondências físicas são armazenadas com segurança por até 60 dias. Nesse período, você pode:

• Baixar a versão digital a qualquer momento
• Solicitar encaminhamento para outro endereço (serviço adicional)
• Autorizar o descarte seguro do documento físico

Notificações

Você é notificado por email sempre que uma nova correspondência é recebida. O prazo de notificação é de até 2 dias úteis para correspondências recebidas em Porto Alegre.

O que pode ser recebido?

Aceitos:

• Cartas e envelopes
• Documentos oficiais e notificações
• Correspondências bancárias
• Notificações de órgãos governamentais
• Intimações e citações

Não aceitos:

• Encomendas e pacotes (acima de 50x50cm)
• Cartões bancários
• Revistas e periódicos em grande volume
• Materiais perigosos

Segurança e privacidade

A correspondência é tratada com rigor de confidencialidade:

• Acesso restrito apenas à equipe autorizada
• Digitalização em ambiente controlado
• Armazenamento digital em servidores seguros
• Descarte seguro (trituração) quando autorizado
• Registro completo de todas as operações no sistema

Dicas para gerenciar suas correspondências

1. Configure a digitalização automática se você recebe correspondências frequentes de órgãos oficiais
2. Verifique regularmente sua área de cliente para não perder prazos de notificações
3. Informe seus parceiros e fornecedores sobre o endereço do escritório virtual
4. Atualize seu endereço junto a bancos e órgãos governamentais ao contratar o serviço

A gestão eficiente de correspondências garante que nenhum documento importante passe despercebido, mesmo que você esteja trabalhando remotamente de qualquer lugar.

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